cycle de projet(5ième partie)
Les objectifs globauxLes objectifs globaux sont les objectifs auxquels le projet veut contribuer mais qui ne peuvent pas être atteints par le seul projet . Ce sont les objectifs au niveau le plus élevé par rapport à l’objectif spécifique indiquant les changements dans la société auxquels le projet veut contribuer. Ils se réfèrent donc à l’impact que le projet veut produire.
Les objectifs globaux sont mentionnés dans le compartiment supérieur de la première colonne à gauche dans le Cadre Logique.
Si un arbre d ’ objectifs a été élaboré, tous les objectifs globaux seront situés au – dessus de l’objectif spécifique dans l’arbre. Toutefois, les objectifs situés au dessus de l’objectif spécifique ne sont pas tous inclus dans le Cadre Logique. Seuls sont retenus les objectifs auxquels le projet veut contribuer.
Objectifs globaux | Objectifs globaux | Fins |
Objectifs globaux |
Stratégies sélectionnés | Objectif spécifique |
|
Moyens |
Les résultats intermédiaires
Les résultats intermédiaires sont les résultats ou rendements que le projet doit réaliser comme garantie qu’il atteindra l’objectif spécifique.
Si l’analyse du problème et des objectifs a été faite, les résultats peuvent être trouvés dans l’arbre des objectifs ; ce sont les objectifs (moyens) qui contribuent directement à l’objectif spécifique.
Objectifs globaux | Objectifs globaux | Fins |
Objectifs globaux |
Stratégies sélectionnés | Objectif spécifique |
|
Résultat 1 | Résultat 2 | Moyens |
Il s’avère important d’étudier le lien causal entre le niveau des résultats et l’objectif spécifique. Plus l’analyse de la situation aura été complète, moins il y aura de risque que des facteurs importants soient négligés.
Les questions suivantes vont faciliter la réflexion à ce niveau :
· est-ce que chacun des résultats identifiés est vraiment approprié et nécessaire pour atteindre l’objectif spécifique du projet ?
· est-ce que ces résultats sont suffisants pour garantir réellement que l’objectif spécifique sera atteint ?
Si la réponse à la deuxième question est négative, certains résultats devront être ajoutés pour garantir que l’objectif spécifique sera réalisé. Ces résultats seront ajoutés s’il est prouvé qu’ils sont vraiment nécessaires.
S’il y a accord sur les résultats intermédiaires (qui doivent être atteints), la réflexion peut maintenant se focaliser sur la définition des activités à mettre en œuvre pour atteindre ces résultats. La démarche à suivre est similaire à celle suivie pour la définition des résultats.
Si l’analyse des problèmes et des objectifs a été menée, certaines des activités se retrouveront dans l’arbre d’objectifs .Ce sont les objectifs qui contribuent directement à chacun des résultats déterminés. L’idéal est l’arbre de problèmes et d ‘ objectifs qui donne toutes les informations nécessaires. Dans ce cas idéal, les activités se trouvent dans l’arbre des objectifs. Dans d’autres cas, les activités ne sont pas là. Il s’agira donc de poursuivre une analyse qui contribuera à la détermination de nouvelles activités cohérentes.
Dans tous les cas, l’on se posera les mêmes questions que celles posées au niveau des résultats dans le paragraphe précédent:
· Est–ce que toutes les activités identifiées sont réellement appropriés et nécessaires pour atteindre les résultats ?
· Est–ce que les activités sont suffisantes pour garantir que les résultats seront réellement atteints ?
Des connaissances techniques et l’expertise permettront de répondre à ces questions. Des activités additionnelles pourront être introduites dans le cas où la réponse à la deuxième question est négative (ce qui sera presque toujours le cas). Certaines activités peuvent être abandonnées si la réponse à la première question est négative.
Dans beaucoup de cas, il est conseillé de formuler de nouveau ou du moins de revoir les activités une fois que les indicateurs des résultats et les objectifs ont été formulés. En effet, la définition des résultats conduit souvent à de nouvelles observations qui peuvent avoir une influence sur la logique du projet.
Ceci étant dit, la planification d’un projet est considérée comme un processus itératif. La description de la logique du projet sera contrôlée régulièrement et éventuellement révisée sur base d’ observations nouvelles.
4.3.2. Identification et appréciation des hypothèses (suppositions)Les suppositions ou hypothèses sont des faits, des événements, des conditions ou des décisions importants et opportuns que le projet ne peut ou ne veut pas assumer mais qui devraient être réalisés pour que le projet réussisse. Comme ces hypothèses sont en dehors du projet et ne peuvent pas être contrôlées par lui (du moins pas directement) ; elles sont situées dans la quatrième colonne du Cadre Logique. Ce faisant, la direction du projet doit constamment s’informer et tâcher de connaître ces éléments qui l’entourent et qui peuvent l’influencer de façon déterminante.
Les suppositions ou hypothèses devront être régulièrement vérifiées vu que le contexte est changeant..
Si des changements sont observés, des mesures de correction doivent être prises pour sauvegarder la réussite du projet.
Deux étapes différentes sont à distinguer : l’identification (comme telle) des facteurs externes éventuels et leur appréciation dans l’évaluation.
Identification des hypothèses (suppositions)Une bonne compréhension du contexte dans lequel le projet œuvre garantira l’identification et l’analyse de tous les facteurs de risque. Une partie de ceux-ci peut être trouvée aussi bien dans l’arbre d’objectifs, notamment dans la partie de l’arbre qui n’a pas été incluse dans le projet.
On identifie les suppositions en fonction de la colonne dite « logique du projet » à savoir la première colonne du Cadre Logique. Les questions suivantes peuvent être posées :
- Quels sont les facteurs externes qui peuvent influencer l’actuel démarrage des activités ?
- Quels sont les facteurs externes qui peuvent influencer la relation entre les activités et leurs résultats ?- Quels sont les facteurs externes qui peuvent influencer la relation entre les résultats et l’objectif spécifique ?- Quels sont les facteurs externes qui peuvent affecter la contribution de l’objectif spécifique aux objectifs globaux ?Tous les facteurs identifiés sont formulés sous la forme positive et sont appréciés avant d’être retenus à leur niveau approprié dans la quatrième colonne du Cadre Logique.
Les questions suivantes sont utilisées pour apprécier les hypothèses identifiées durant l’analyse. Cette analyse sera menée pendant la phase de la planification et si nécessaire répétée pendant la phase d’exécution du projet.
1. Est- ce réellement un facteur externe ( qui n’est pas pris en charge directement ?)
Non -> ne pas inclure dans le Cadre Logique
Oui -> aller au 2
2. Est - ce que ce facteur externe est important pour la réussite du projet ?
Non -> ne pas inscrire dans le Cadre Logique
Oui -> aller au 3
3. Est-ce que ce facteur externe sera réalisé ou est-ce qu’il y a beaucoup de chances qu’il sera réalisé sans effort supplémentaire important de la part du projet ?
Oui -> à ne pas inscrire dans le Cadre Logique
Non -> aller au 4
Probablement -> inclure comme supposition dans le Cadre Logique et garantir un suivi de ce facteur
4. Est-ce que le projet peut directement prendre en charge ce facteur ou doit-il être modifié à cette fin ?
Non -> le projet n’est pas faisable ; ce facteur est une hypothèse fatale
Oui -> intégrer ce facteur dans le cadre logique
4.3.3. Formulation des indicateursPour chacun des résultats, pour l’objectif spécifique et pour les objectifs globaux, les indicateurs doivent être formulés et rendus opérationnels. Ceux-ci reflètent ce que les différentes parties espèrent du projet en termes de réalisations. La formulation des indicateurs est faite de sorte qu’ils soient objectivement vérifiables et que le suivi et le contrôle soient facilités.
Pour définir les indicateurs, les étapes suivantes sont suivies :
· identifier pour chaque objectif et chaque résultat un ou plusieurs indicateurs qui répondent aux critères d’un bon indicateur (voir plus bas ) ;
· définir pour chaque indicateur identifié les éléments suivants :
§ qualité : nature de l’indicateur
§ quantité : combien, le montant ;
§ le groupe cible ( le nombre, les caractéristiques sociales…)
§ la durée nécessaire pour le réaliser
§ la localisation
La formulation des indicateurs n’est pas souvent une tâche facile. C’est le cas pour les projets de formation, de sensibilisation…
Les indicateurs doivent répondre à certains critères pour qu’ils soient considérés comme « bons » indicateurs ; les plus importants critères sont mentionnés ci-après :
· sûr : la mesure et l’interprétation des résultats doivent être identiques s’ils sont faites par des personnes différentes.
· mesurable et utilisable à un coût raisonnable ;
· valide : mesure réellement ce qu’il est supposé mesurer ;
· spécifique : relatif à l’objectif concerné et uniquement à cet objectif ;
· opportun : l’information fournie par l’indicateur doit être exploitée à temps pour la bonne direction du projet.
Il ne sera pas toujours possible de trouver les indicateurs qui répondent exactement à tous ces critères. Dans ce cas, on peut recourir à des indicateurs «de rechange».
Une fois que ces indicateurs auront été formulés, il est important alors de vérifier la logique du projet et d’ajuster si nécessaire.
Il n’est pas toujours possible de formuler les indicateurs au niveau des objectifs généraux. Comme dit plus haut, les objectifs globaux se réfèrent aux changements au niveau de la société auxquels le projet veut contribuer. Les indicateurs doivent alors se référer à la contribution spécifique du projet à chacun de ses objectifs globaux.
4.3.4. La définition des sources de vérificationUne fois que les indicateurs ont été définis, les sources de vérification doivent être spécifiées. Celles-ci indiquent où et comment obtenir les informations nécessaires aux indicateurs. Elles définissent le type d’activités nécessaires à la collecte de ces informations, leur mode de présentation ainsi que la périodicité de cette collecte.
Les sources de vérification sont notées dans la troisième colonne du Cadre Logique aux mêmes niveaux horizontaux des objectifs globaux, de l’objectif spécifique et des résultats auxquels ils se rapportent.
Généralement, il est recommandé de recourir aux sources de vérification qui présentent certains avantages. Elles doivent être notamment disponibles, fiables, accessibles, peu coûteuses et assez spécifiques.
Souvent, il s’avère plus pratique pour le projet d’élaborer ses propres sources de vérification. On les appelle des sources de vérification internes.
Dans le cas où des sources de vérification adéquates ne peuvent être trouvées, on peut formuler un autre indicateur, plus vérifiable.
4.3.5 Moyens et coûtsLes moyens sont des investissements nécessaires et suffisants pour mettre en œuvre les activités. Elles comprennent les ressources humaines, les équipements, le matériel et les immeubles. C’est leur coût qu’il faut considérer . Certaines des ressources peuvent déjà être utilisées avant le démarrage du projet.
Les ressources sont brièvement décrites dans la seconde colonne du Cadre Logique, au même niveau que les activités. A ce même niveau, dans la troisième colonne, on mentionne habituellement le sommaire du budget. La contribution de chaque partenaire sera également spécifiée.
4.3.6 La Planification OpérationnelleL’information fournie dans le Cadre Logique peut être assez spécifiée pour permettre l’élaboration d’un budget détaillé. Un plan opérationnel d’intervention sera donc nécessaire.
Le plan opérationnel va donner les détails suivants pour chacune des activités contenues dans le Cadre Logique :
- quand les activités doivent-elles être exécutées ? ceci permet de fixer l’échelonnement des activités ;
- qui est responsable de la mise en œuvre de chaque activité et qui doit les exécuter ?Cette information permettra de déterminer les besoins en personnel et de définir les tâches et devoirs de chacun ;
- quels sont les moyens nécessaires pour mettre en œuvre les activités ?
Dans beaucoup de cas, il est nécessaire de spécifier plus tard les activités par des sous - activités.
Le plan opérationnel peut être défini ou bien à la fin de l’étape de la formulation ou bien au début de l’exécution du projet.
L’approche qui est suivie pour la formulation du plan opérationnel est décrite en détail dans le document II.
4.3.7. L’analyse de la durabilité des avantages du projet.Chaque projet, tel qu’il est défini à partir de l’ organisation qui finance, est évidemment limité dans le temps . La direction du projet peut cependant se préoccuper aussi de la période après le projet. En effet, il est important que les avantages du projet puissent continuer une fois que le projet aura été arrêté. Ce moment coïncide principalement avec le retrait du financement extérieur. Pour cela, il est important d’analyser depuis le démarrage du Cycle du Projet comment sa durabilité et ses avantages pourront être garantis. Des résultats additionnels basés sur ces analyses ou d’autres activités pourront être inclus dans le projet depuis le démarrage pour augmenter les chances de durabilité de ses avantages.
La première étape dans l’analyse de la durabilité du projet consiste dans l’analyse de la logique du projet en répondant aux questions suivantes :
· Si nous voulons que les avantages produits par l’objectif spécifique continuent une fois que l’assistance extérieure sera terminée, est-ce important que les résultats intermédiaires continuent à être atteints ?
· Si c’est ainsi, quels résultats doivent-ils être continués ? Et quelles activités relatives à ces résultats doivent-elles être poursuivies pour s’assurer que les résultats continueront à se produire ?
· Quelles chances ces activités ont-elles de continuer réellement après l’assistance extérieure ?
· Si ces chances ne sont pas élevées, la question suivante doit être posée :qu’est-ce qui pourra être fait durant les phases de planification du projet et de son exécution pour garantir que ces activités continueront après le projet ?
La réponse à cette question va impliquer que probablement des activités additionnelles ( ou même des résultats) vont être incorporés dans le projet.
· Une analyse similaire doit être conduite au niveau des suppositions pour voir la probabilité de leur réalisation.
Une autre étape importante pour prévoir si le projet sera durable est d’analyser une série de facteurs qui influent sur la durabilité de ses avantages. Des évaluations et des études ont montré que les facteurs suivants doivent être étudiés :
· les politiques du gouvernement et des autres institutions qui ont une influence sur le projet ;
· les capacités institutionnelles et de gestion des organisations qui mettent en œuvre les projets ;
· la technologie utilisée dans le projet et les capacités du partenaire local et des parties prenantes à continuer les activités moyennant cette technologie ;
· la durabilité des institutions qui seront responsables de la continuation éventuelle des activités ;
· les facteurs socio - culturels : le degré de la compatibilité entre les activités et les valeurs locales ;
· les facteurs liés à l’environnement : le degré avec lequel les changements dans l’environnement (influencées par le projet ou non) peuvent affecter la durabilité des bénéfices.
Tous les facteurs mentionnés ci- haut n’auront pas une même importance pour la durabilité du projet ; le type de projet va déterminer quels facteurs sont plus importants que d’autres.
Une réflexion sur tous ces facteurs va probablement guider la formulation de nouvelles suppositions qui peuvent être analysées en utilisant l’algorithme présenté précédemment.
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